Постановка и распределение задач команде. Самое удобное это делать с помощью инструментов, разработанных специально для управления проектами.

В пример возьмем программу Asana, программа помогает визуализировать, что и когда нужно сделать, дает возможность разбить большую задачу на подзадачи (субтаски) и разделить их между членами команды.

Так же дает представления о задачах и проектах, над которыми работают другие участники команды. В программе есть возможность помечать “статус” задачи: сделать, в процессе, выполнено. Или другие нужные фазы вашей работы. Задачи можно расставить по приоритетности. Выполняя их постепенно, концентрируясь на одной.

К тому же такие программы имеют календарь, отдельный “to do list”. Напоминалки которые приходят на почту, а также синхронизацию задач между проектами. Очень удобная, простая и визуально приятная в использовании. Бесплатная версия подойдет для небольших команд: включает в себя возможность создавать до 1000 задач на команду, без временных ограничений. Платная версия от 10,99 за пользователя.

Asana интегрируется со всеми популярными сервисами: Google Drive, Teams, Gmail, Dropbox, Zapier, Zoom, Jira, Slack, Outlook и т.д. Аналоги: Wrike, Trello, ClickUp, Confluence, Scoro, Acello, Jira, Teamwork.com, Basecamp. Из этого списка наиболее популярным на наш взгляд является инструмент Jira.

Общение внутри команды. Конечно если вас двое человек можно использовать Skype или Telegram чат. Но когда ваша команда начинает расти, личные контакты смешиваются с рабочими вопросами, а Skype начинает глючить и на один “быстрый” видео звонок уходит от 30 минут; пора задумается о мессенджере в котором будут находиться все рабочие переписки и смешные картинки.

Тут, как и с программой по управлению проектами, выбирайте ту которая будет удобна вам. Для примера возьмем широко известную программу Slack. По данным компании на июнь 2015 года, Slack ежедневно используют 1,1 миллиона пользователей. Slack собирает в одном окне обсуждения в общих темах (каналах), приватных группах и личных сообщениях; имеет собственный хостинг, режим предпросмотра изображений и позволяет искать среди всех сообщений сразу.   Кроме того, Slack поддерживает интеграцию с почти 100 сторонними сервисами, такими как Dropbox, Google Drive, GitHub, Google Docs, Google Hangouts, Twitter, Trello, MailChimp, Heroku, Jira, Asana и т.д.

В бесплатной версии Slack поддерживает неограниченное число пользователей, интеграцию с 10 внешними сервисами и поиск в архиве до 10 тысяч сообщений. В платных тарифах — 6,25 Eur (Standard) и 12,5 USD (Plus) за пользователя в месяц — снимаются ограничения и появляются дополнительные возможности для управления правами доступа.

В итоге вы получаете удобную в использование программу, которая интегрируется со всем чем только можно. Возможность быстрой и легкой передачи информации. Аналоги: RocketChat. Google Hangout, Chanty, Microsoft Teams, Discord, Mettermost, Flosck, Ryver и т.д.

Хорошо подобранные инструменты для коммуникации и постановки задач внутри вашей команды, помогут вам сэкономить время и быть в курсе дел и задач сотрудников. Аналогичных программ очень много: платные, бесплатные, на английском, русском или любом другом языке. Есть из чего выбрать. Одно из главных преимуществ таких программ, в том, что коммуникация между членами команды идет в рамках одного конкретного вопроса (задачи), что помогает избежать “винегрета” и потери сути в обсуждении. Поставленные задачи через программу невозможно забыть или потерять на “ захламленном “ столе.

К тому же всегда можно отследить историю изменений (версий) и найти результат, даже спустя длительное время. Ведь в онлайне очень часто так, наработки из предыдущих проектов и задач требуются спустя время в другом проекте. Переписка позволяет избежать недопонимания, все четко написано и всегда можно перечитать поставленную задачу. Даже если вы маленькая начинающая команда (как нанять первого сотрудника читайте здесь), подумайте над коммуникацией в вашей команде с самого начала, это упростит вашу жизнь с ростом компании. Какими программами удобно пользоваться вам?