Формат работы онлайн популярен во множестве компаний по всему миру. Это неудивительно, если офиса нет, то нет платы за аренду. А это экономит бюджет. Продуманная и налаженная онлайн-структура работы - это удобно. Она дает возможность расширить географию поиска подходящих сотрудников и специалистов. Не в одном городе, а в любой точке мира.

Гибкость в рабочем времени - тоже пригодится. Не всегда удобно приехать в офис в 5 утра или оставаться до 2 ночи. Или делать перерыв в середине рабочего дня. Работа удаленно дает эту возможность.

Какие подводные камни всплывут с переходом на удаленку?  Организационные моменты страдают; Отсутствие офиса - общего места. Там можно быстро скооперироваться, решить вопрос. Использовать коллективный разум. Принцип синергии плохо работает на расстоянии. Да и часовые пояса - разные. На удаленке ты “вырван” из событий и контекста. Минимум общения с коллективом, изоляция. И неважно, работаешь из домашнего офиса или коворкинга.Есть рассинхронизация с коллегами. Не обсудить новости за обедом, не выпить кофе. Не посидеть после работы.  Сотрудники не знают имён коллег, кто чем занимается? И это бывает, если люди пришли в компанию и сразу сели удаленно. А в рабочем чате или даже на созвоне можно не узнать в лицо. Даже когда год проработали вместе.

Для новых сотрудников в офисе есть шанс понаблюдать за работой более опытных коллег. Запоминать, перенимать опыт; На удаленке так не получится.  Начало и конец рабочего дня - разный из-за разных часовых поясов. Для каких-то задач - не критично, для других - полезно. За кампаниями кто-то да присматривает. Но и неудобно тоже. Созвоны и переговоры нужно подгонять под одно общее время. Встать, поехать в офис и там сесть за комп работать - это не встать и начать работать прямо из дома. В тапках, пижаме и с чашкой кофе. Не все обладают столь высокой самодисциплиной и мотивацией. Организация рабочего процесса очень важна. Без дисциплины нечего делать на удаленной работе.

Как контролировать, какая отчетность, как общаться, какие программы использовать как часто созваниваться, как структурировать процесс, как обучать новых сотрудников удаленно? Много вопросов, давайте по порядку.

Нужно общее место сбора. Раньше это был офис теперь - ищем онлайн-аналог. Вариантов - много, в Vimmy мы выбрали программу Slack. Там - простой интерфейс, все удобно и понятно, есть нужные функции. Подробнее про использование Slacka писали тут.   Вы можете выбрать любой аналог. Лишь бы в мессенджере было легко общаться. Создавать разные чаты под разные обсуждения, чтобы не было хаоса. Быстро и легко передавать файлы. Все - в одном месте. Зашел в приложение, и ты - в “офисе” с коллегами.

Словесная постановка задач - это фиаско. Программы для постановки задач и их структуризации -  обязательна. В Vimmy мы выбрали Asana, подробнее тут.   Всегда четко видно, какой стадии находится проект или задача. И все участники могут комментировать, приносить ссылки, файлы и мысли. Все нужное хранится в одном месте. Нет путаницы в материалах. Легко порыться в истории, найти что-то старое, если понадобится.  Jira, Asana и аналоги упрощают жизнь на удаленке. Открыл, увидел, над чем работаешь. Все - перед глазами.

Отчеты - трата времени. Можно писать один в неделю, добавлять туда результаты недели и планы на следующую. И вопросы, проблемы и предложения. Чтобы решать вопросы сразу по мере поступления. Быстро рассматривать интересные предложения, улучшать работу сразу.  На десяток созвонов уйдет весь день, работать - когда? 

Лучше созваниваться по необходимости: списались, созвонились, обсудили.  Запланированные еженедельные созвоны нужны, если есть повод. Иначе это - трата времени. При введении нового сотрудника нужно убедиться что он работает, понимает что делать, с чего начинать, кому писать и т.д.  Что-то требует постоянного контроля, внимания, включенности и созвонов, а какие-то задачи или люди в этом не нуждаются. Будьте гибкими, отталкивайтесь от ситуации.

Мануалы, доступы к программам и аккаунтам - все в одном месте, куда легко зайти, найти, использовать даже новым сотрудникам.  В идеале - все так. Но не всегда получается.

Арбитраж - такая сфера, где все быстро меняется. И бывает нереально поддерживать те же мануалы по работе в актуальном состоянии.  Найдите время на структуризацию и написание рабочих FAQ, это будет прекрасно. Но если нет, то не страшно.

Мотивация она либо есть, либо ее нет, работая из-под палки  — результат соответствующий.  На удаленке коллек расслаивается. Идет рассинхрон по времени. Поэтому общие сборы, пусть и онлайн, будут полезны. Возможно, сотрудники между отделами не общаются, потому что им не надо по работе. Общая картина происходящего - только у руководителя. А общий сбор, обсуждение общих задач, проделанной работы - это нужно. Эти разговоры и общие планы сплочают. Укрепляется общность коллектива.

Доброе слово и кошке приятно, помните о фидбеке. Если в офисе это просто “отличная работа, молодец”, то на удаленке - не просто. Не поленитесь напечатать тоже самое в чате, сказать на созвоне. Поинтересоваться, все ли хорошо, есть ли какие то вопросы, мысли, предложения. Все - разные, кто-то обладает невероятной самодисциплиной и личной мотивацией. Ну а кому-то нужно чуть больше контроля. Просто примите это во внимание.

Удаленка  - еще один рабочий формат. Там есть свои плюсы и минусы. Особенно когда “бытовые” вопросы решены и автоматизированы. 

Если начать разбираться и делать, то потихоньку все получится. Кому как не арбитражным это знать. А вы работаете в офисе или удаленно? Какой формат больше по душе?